АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Система автоматизации документооборота (Система электронного документооборота) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Основные понятия электронного документооборота
Документооборот — комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
Основные принципы электронного документооборота
• Однократная регистрация документа
• Возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения
• Непрерывность движения документа
• Единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов
• Эффективно организованная система поиска документа
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота
(по материалам «ВикипедиЯ» – свободной энциклопедии, www.ru.wikipedia.org)
