По всем вопросам, связанным с использованием и размещением информации на сайте, Вы можете обращаться к нам, используя контактную информацию на странице "Контакты"

Описание процессов при помощи Work Flow

Владимир Репин, к.т.н., исполнительный директор ООО «ФИНЭКСПЕРТ.РУ», зав. кафедрой Управления бизнес-процессами НОУ ВПО «ИЭФ «Синергия»

Различные формы представления схем потоков работ

В данной статье мы рассмотрим различные виды схем потоков работ, используемые на практике. Читатель может выбрать для себя тот вид схемы, который в большей степени соответствует задачам практической регламентации процессов организации.

По способу построения схемы потоков работ можно условно разделить на следующие группы:
1. «простые» схемы;
2. простое сочетание схемы и таблицы;
3. схемы, совмещенные с таблицами;
4. схемы «свим лайн», в т.ч.:
4.1. схемы с указанием участников процесса;
4.2. схемы с указанием участников процесса и с привязкой ко времени;

«Простые» схемы потоков работ

«Простые» схемы потоков работ выполняются в достаточно свободной форме. Используемые при этом условные обозначения могут быть различными. Пример «простой» схемы потоков работ показан на рисунке 1.


Рисунок 1. Упрощенная схема потоков работ.

«Простые» схемы имеют свои преимущества и недостатки:

Преимущества:
• простота исполнения;
• наглядность (за счет использования пиктограмм);
• «свобода» с точки зрения размещения объектов на схеме.

Недостатки:
• «нестандартный» вид схем;
• большая субъективность при построении схемы;
• сложность восприятия схем при большом количестве элементов;
• при большом количестве элементов схема, как правило, занимает несколько листов формата А4, что неудобно для использования.

В целом «простые» схемы потоков работ можно рекомендовать для использования в презентационных целях. На практике для описания операционных процессов и последующей регламентации «простые» схемы применять не рекомендуется.

Простое сочетание схемы и таблицы для описания потоков работ

На рисунке 2 показан пример сочетания схемы потока работ и таблицы. При описании процессов указанным способом в первом столбце таблицы обычно размещают схему процесса, а в остальных столбцах — подробную информацию по каждой операции. Как правило, для описания операции указывают следующую информацию:
1. поставщики;
2. входы;
3. требования к входам;
4. текстовое описание операции;
5. сотрудник, ответственный за операцию;
6. сотрудники, участвующие в выполнении операции;
7. требования к ресурсам, необходимым для выполнения операции;
8. выходы (результаты операции);
9. требования к выходам;
10. потребители выходов (результатов операции);
11. действия в случае отклонений.

Способ описания потоков работ при помощи сочетания схемы и таблицы имеет следующие преимущества и недостатки.

Преимущества:
• четкая структурированность информации об операциях процесса;
• удобство при описании линейных схем (т.е. схем без обратных связей);

Недостатки:
• неудобно описывать процессы, содержащие несколько обратных связей;
• неудобно заполнять таблицу при слишком большом количестве столбцов;
• потеря наглядности схемы из-за большого количества страниц.

Рисунок 2. Пример сочетания схемы и таблицы.

Совмещение схемы с таблицей для описания потоков работ

На рисунке 3 показан пример описания потока работ в виде схемы, совмещенной с таблицей. Такой способ построения схемы достаточно широко распространен. Он, как и другие, обладает преимуществами и недостатками.

Преимущества:
• четкая структурированность информации об операциях процесса;
• визуальная наглядность схем (для простых, наглядных схем);
• удобство при описании линейных схем.

Недостатки:
• неудобно описывать процессы, содержащие несколько обратных связей;
• информационная избыточность схемы (на схеме присутствует большое количество связей между объектами, находящимися в разных столбцах таблицы. Эти связи не добавляют ценности с точки зрения описания и регламентации процесса. Табличная форма представления предназначена для наглядного представления входов, выходов, исполнителей и связей между ними. Наличие на схеме горизонтальных линий связи, пересекающих всю схему слева направо и наоборот, на взгляд автора, нерационально).

Рисунок 3. Пример схемы, совмещенной с таблицей.

Схемы «свим лайн»

На рисунке 4 показан пример описания потока работ в виде схемы «свим лайн». Этот тип схем назван так потому, что параллельные дорожки схемы визуально похожи на дорожки в плавательном бассейне. Более того, на каждой дорожке может «плыть», т.е. выполнять операции, только один участник процесса. Схемы «свим лайн» очень удобны для описания процессов на операционном уровне. На рисунке 4 показан пример схемы процесса управления договорами, которая была разработана и используется в реальной компании.
Как правило, при разработке схем типа «свим лайн» приходится выполнять несколько корректировок и согласований. В результате получается схема, которая является согласованной всеми заинтересованными сторонами.
При построении схем «свим лайн» необходимо определить состав участников процесса. Обратим внимание читателя, что часть участников процесса может быть описана на уровне так называемых «бизнес-ролей». Например, на рисунке 4 «Инициатор договора» — это бизнес-роль. Инициатором договора может быть любой начальник отдела или специалист. На рассматриваемой схеме есть еще несколько бизнес-ролей.

Рисунок 4. Пример схемы «свим лайн» с указанием участников процесса.

К их числу относятся: начальник подразделения и, возможно, юрист и менеджер по финансам. А вот финансовый директор, главный бухгалтер и генеральный директор — это конкретные сотрудники организации. Схемы «свим лайн» являются достаточно гибким и удобным инструментом для описания процессов. Как и другие, они обладают преимуществами и недостатками.

Преимущества:
• отображение зон ответственности участников процесса;
• удобство отображения процессов с обратными связями.

Недостатки:
• ограниченное количество участников процесса, которое можно показать на одном листе.

Схемы «свим лайн» с указанием времени

На рисунке 5 показан пример описания потока работ в виде схемы «свим лайн» с указанием времени выполнения. Схема отличается от обычной схемы «свим лайн» тем, что операции процесса сгруппированы по времени выполнения. На схеме рисунка 5 показан период из 7 дней. В рамках рассматриваемого процесса каждый день выполняются определенные операции, причем разными участниками. Рассматриваемая схема используется в реальной компании для регламентации процесса формирования бюджета. Поскольку бюджет важно сформировать и согласовать не позднее определенной даты, отображение на схеме процесса времени выполнения операций является очень удобным инструментом регламентации процессов.
Для постоянно повторяющихся процессов при построении схем можно использовать удобную шкалу времени, например часы.
Схемы с указанием времени обладают следующими преимуществами и недостатками.

Преимущества:
• отображение зон ответственности участников процесса;
• удобство отображения процессов с обратными связями;
• возможность отображения хронологии выполнения операций процесса.

Недостатки:
• ограниченное количество участников процесса, которое можно показать на одном листе.

Рисунок 5. Пример схемы «свим лайн» с привязкой ко времени.

В предыдущих пунктах мы рассмотрели различные подходы к построению схем потоков работ. При выборе одного конкретного способа описания процесса следует учитывать следующие моменты:
• цели описания (анализ и реорганизация, регламентация, последующее динамическое моделирование и проч.);
• уровень процесса, подлежащего описанию и регламентации;
• сложность процесса (количество операций);
• количество участников процесса;
• уровень квалификации сотрудников, для которых предназначается разрабатываемая схема процесса;
• прочее.